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Qual é a política de crédito e cobrança ideal para sua empresa?

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Como todos os empresários sabem, um fluxo de caixa saudável afeta o sucesso de curto e longo prazo. Cultivar boas práticas de controle de crédito em sua empresa pode ajudar a evitar atrasos nos pagamentos e contribuir para um fluxo de caixa mais saudável.

política de crédito e cobrança

Embora existam muitas estratégias diferentes de gerenciamento de crédito e cobranças, este último realizado por uma empresa de cobrança, as empresas podem optar por usar, uma política de crédito e cobranças escrita deve ser a espinha dorsal de todas elas. Isso proporcionará continuidade e a melhor experiência para seus clientes, além de garantir que as melhores práticas sejam seguidas em todas as interações comerciais financeiras.

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O que é uma política de controle de crédito e cobranças?

Uma política de crédito e cobranças é essencialmente um conjunto de regras que ditam os procedimentos que os funcionários devem seguir ao negociar em condições de crédito. Ele garante uma abordagem coordenada ao controle de crédito em toda a empresa e será baseado em experiências anteriores e melhores práticas, para que seja o mais relevante possível para o seu negócio.

Na verdade, as políticas de crédito e cobranças variam consideravelmente de empresa para empresa, variando de alguns pequenos parágrafos a várias páginas destinadas ao departamento de controle de crédito ou a todo o negócio. O importante é acertar no seu negócio.

Quais são os principais benefícios de uma política de controle de crédito e cobranças?

Uma política de crédito e cobrança garantirá uma abordagem consistente ao gerenciamento de crédito de cada membro da equipe e de cada cliente. Isso significa que a cada cliente serão oferecidas as condições de crédito mais adequadas e contatadas nos momentos certos. Também garante que a equipe de controle de crédito entenda quais ações devem ser tomadas em diferentes estágios do processo do pedido à cobrança, desde quando ligar para o cliente até quando trazer ajuda externa .

Isso ajuda a aumentar a eficiência dentro do departamento, pois a equipe pode continuar com seus trabalhos em vez de buscar as opiniões e a aprovação de outros membros da equipe e gerentes. Também elimina preconceitos, traz continuidade quando novos funcionários são recrutados e constitui uma parte fundamental da garantia de treinamento.

Algumas políticas da empresa podem ser consideradas estruturas rígidas e inflexíveis, porém as políticas de crédito podem ser muito mais fluidas e evoluir continuamente de acordo com novas experiências, tendências e desenvolvimentos do setor. O resultado final será a criação de um sistema que incentiva os clientes a pagar mais rápido e, assim, melhorar o fluxo de caixa do seu negócio.

No combate aos atrasos de pagamento, muitas vezes vemos as empresas reagirem quando já é tarde demais. Ao adotar uma abordagem mais proativa, você pode colocar seus negócios de volta no controle.

Como escrever uma política de controle de crédito simples, mas eficaz

Aqui estão apenas algumas coisas a serem incluídas e consideradas ao redigir sua política de crédito:

Papéis e responsabilidades

Uma breve descrição da delegação de responsabilidades para o departamento/função, incluindo autorização e tomadores de decisão. Garantir que nada seja deixado à suposição é uma boa prática aqui.

Comunicação e procedimentos 

A espinha dorsal do seu procedimento de crédito deve ser os prós e contras básicos de sua política. Anotar isso como uma política oficial minimizará o erro da equipe que conduz e promove acordos de crédito.

Deve delinear as diferentes vias de comunicação a serem usadas entre a empresa e os clientes e em quais pontos durante o ciclo de crédito.

Escolha um parceiro confiável de informações de crédito

Encontrar um provedor preciso que seja capaz de oferecer o insight e a inteligência de que você precisa para tomar decisões de crédito mais inteligentes beneficiará seu processo, acelerando-o e permitindo que você faça escolhas confiantes. Considere onde comprar  relatórios de crédito  de clientes novos e existentes e garanta que você esteja se beneficiando do melhor negócio desse provedor.

Clientes existentes

Reavaliar os históricos de crédito de clientes existentes com frequência garantirá que você fique atualizado sobre quaisquer problemas em potencial, pois sua própria posição financeira pode mudar a qualquer momento. Aqui estão 21 sinais de alerta que você deve estar ciente.

Tenha em mente os objetivos do negócio

Esteja atento às necessidades de fluxo de caixa da sua empresa, tendo em conta que estas flutuam de acordo com a situação económica geral e as necessidades financeiras do negócio. As decisões tomadas pela função de controle de crédito, como a duração dos prazos de crédito  oferecidos aos clientes, devem ser baseadas nas necessidades gerais de fluxo de caixa do negócio.

Termos e Condições

Isso é vital para proteger seu negócio, pois, inevitavelmente, as coisas podem dar errado. Incluir seus termos e condições em todos os documentos de venda, com uma declaração exigindo assinatura, garantirá que você não seja pego de surpresa. Se você não tem certeza sobre o que incluir em seus termos e condições,  nosso post aqui oferece dicas mais detalhadas.

Faturamento 

Certifique-se de que todas as faturas sigam um modelo, incluam todas as informações necessárias e sejam emitidas dentro de 24 horas, pois isso dificulta a apresentação de desculpas. Se você não sabe como produzir um modelo claro para faturamento,  leia nosso guia aqui.

Escalando para coleções

Mesmo com todos os seus melhores esforços na gestão e manutenção de uma política de crédito rígida, haverá ocasiões em que alguns clientes ainda não pagaram em dia.

Saber que existe um plano para tais eventualidades aliviará o estresse da equipe, permitindo que eles sigam um processo rigoroso. Isso deve incluir quando entrar em contato com o cliente e por qual meio, o que fazer se esses esforços não funcionarem e para quem encaminhar as coisas internamente. Ele também deve explicar em que ponto a fatura deve ser terceirizada para o parceiro de cobrança da empresa, trazendo mais experiência para o processo de cobrança e dando tempo à equipe para se concentrar em faturas mais recentes.

Se a sua empresa não tem um parceiro de cobrança de dívidas atualmente, ou se você deseja melhorar os resultados, veja como o Hilton-Baird pode trabalhar como uma extensão de sua equipe de controle de crédito .

Avaliando

Uma ótima política de controle de crédito não estaria completa sem uma avaliação regular, garantindo que as ações desejadas estejam sendo cumpridas e sejam eficazes na prevenção do ônus do atraso no pagamento para o negócio.

Se o desempenho do seu controle de crédito ainda não apresentar os resultados esperados, pode ser útil pedir a um especialista para revisar sua configuração ou considerar a terceirização de toda ou parte de sua função de controle de crédito .

Esperamos que essas informações o ajudem a construir uma política de controle de crédito simples, porém eficaz, que possa ajudá-lo a lidar com o problema do atraso no pagamento e garantir que o fluxo de caixa não cause problemas quando se trata de crescimento dos negócios.

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